Franca van der Veer, manager bedrijfsvoering bij Mijande Wonen, vertelt hoe het project (met de toepasselijke naam ‘Werkplek 365’) tot stand kwam. “Concrete aanleiding was dat het contract met onze toenmalige IT-aanbieder op zijn eind liep. Op dat moment zijn we ons gaan beraden op onze wensen en de vragen die we in een nieuwe aanbesteding aan de orde zouden willen stellen. Voor ons is het vooral heel belangrijk om overal te kunnen werken. Werken waar je nodig bent, noemen we dat. Of onze medewerkers nu op kantoor, thuis of bij huurders op locatie zijn, ze moeten goed gefaciliteerd en veilig hun werk kunnen doen.”'

Digitale werkplek

De keuze voor Previder

Richard Pieksma, die Mijande Wonen ondersteunt als informatiemanager, gaf leiding aan het project. “Een aantal jaren terug is er in het kader van een nieuw ondernemingsplan een informatiebeleidsplan opgesteld. Eén van de dingen die daarin is vastgelegd, is dat we willen werken met standaarden, zoals die van Microsoft. Op grond daarvan zijn we op zoek gegaan naar een leverancier die onze gedroomde werkplek kon realiseren. Dat is uiteindelijk Previder geworden. Een belangrijke reden voor die keuze was dat we een partij wilden die de werkplek niet alleen technisch goed kon neerzetten, maar er ook voor kon zorgen dat mensen er goed mee kunnen werken en het liefste de nieuwe werkplek echt omarmen. Op dat punt – adoptie – had Previder het beste verhaal. De meeste IT-bedrijven zijn prima in staat om een project in technisch opzicht perfect te realiseren, maar in de zachte kant, het menselijke aspect, zijn ze niet allemaal even sterk. En Previder had goede referenties, dat heeft ook een rol gespeeld.” Franca vult aan: “We hebben vooraf diverse interviews gehad met medewerkers van Previder die de uitvoering van het project zouden verzorgen. In die gesprekken merkten we direct al dat we elkaar goed begrepen. Er was echt een klik.”

Complex en ingrijpend

Richard vat kort samen wat het project in technisch opzicht behelst: “We hebben de IT-omgeving helemaal van scratch af aan opnieuw opgebouwd en zijn ook overgestapt naar een andere hostingprovider. We gingen van Citrix naar een compleet nieuwe workspace, met een heel andere interface. Alle applicaties hebben we in de cloud gezet. Het netwerk hebben we compleet opnieuw laten inrichten, met als complicerende factor dat we van twee vestigingen verhuisden naar één centrale kantoorlocatie. Al met al was het een complex en ingrijpend project, met veel veranderingen voor de medewerkers. Daarom was dat adoptietraject ook zo belangrijk.”

Adoptietraject

Communicatieadviseur Judith Pohlmann, die in het kader van het project Werkplek 365 de rol van verandermanager op zich nam, vindt dat het adoptietraject vanuit Previder goed is aangepakt. “We hebben mooie gesprekken gehad om samen de beste oplossingen te kiezen. Daarbij hebben we aan de hand van een formulier de digitale vaardigheden van de collega’s in kaart gebracht, zodat we iedereen de aandacht kunnen geven die hij of zij nodig heeft. Vanuit ieder team is er een ambassadeur als aanspreekpunt voor de collega’s. Verder hebben we diverse informatiesessies en vragenuurtjes georganiseerd en een enquête gehouden om te evalueren en te vragen waar de behoefte nog ligt. Na de zomervakantie gaan we trainingen en verdiepingssessies organiseren. Wat mij betreft was het een mooi project, waarin we in korte tijd veel hebben gerealiseerd.”