Tactus is een grote instelling voor verslavingszorg in Oost-Nederland met 1300 medewerkers en, naast het hoofdkantoor in Deventer, nog 43 vestigingen in Oost-Nederland. Tactus wil graag haar koploperspositie in de verslavingszorg versterken, maar liep tegen grenzen aan binnen de organisatie. Vooroplopen betekent namelijk ook dat je mee moet kunnen met nieuwe ontwikkelingen, zoals 24/7 zorg verlenen, samenwerken met cliëntgegevens en medewerkers faciliteren in goede voorzieningen die voldoen aan hun verwachtingen. De digitalisering van de zorg vraagt wat van je IT-omgeving. De bestaande omgeving kon dit simpelweg niet aan. Hoe ga je van deze achterstand naar een koploperspositie?
Voor Arnoud Geerts, Projectmanager Digitaal Gezond bij Tactus, was één ding helder: “De IT-organisatie moet beter aansluiten op de zorg en behoeftes die er zijn op de werkvloer. Dat betekent dat verandering op IT-gebied gezamenlijk aangevlogen moet worden. Met feedback vanuit de zorg kun je ervoor zorgen dat IT écht ondersteunend is aan de processen.” Tactus vond in IT-Councelor de IT-dienstverlener die aansluit bij deze visie en in huisleverancier Previder de juiste IT-partner voor het bouwen en beheren van de nieuwe IT-omgeving.
Huidige volwassenheid van IT
Met bewezen methodieken, experts in het vakgebied en een focus op de zorgmedewerker ging IT-Councelor aan de slag met de eerste stap: de thermometer erin. Hoe volwassen is de organisatie op IT-gebied? IT bleek te werken en draaien, maar was niet bij de tijd. De omgeving ondersteunde medewerkers niet meer voldoende en zorgde er zeker niet voor dat Tactus stappen kan maken in de digitalisering. Marten Jan Scheffers, ROI Manager bij IT-Councelor, vertelt: “We zagen meerdere knelpunten. Applicaties werkten niet optimaal samen, processen waren niet voldoende op de klant vormgegeven, er was sprake van data die niet overal up-to-date was en waaruit niet de gewenste waarde gehaald kon worden en de IT voldeed niet aan de verwachting van de medewerkers.”
Het IT-huis van Tactus bouwen
De balans is opgemaakt, maar hoe nu verder? “We besloten te kijken naar een nieuwe situatie waarin IT de zorg beter ondersteunt. Dat betekent dat we samen een IT-huis gaan bouwen. Dan begin je niet gelijk aan de fundering, maar praat je eerst met ‘de bewoners’ over de eisen en wensen. Het IT-huis bestaat uit vijf componenten. De eerste is sturing: hoe organiseer ik IT, stuur ik het aan en krijgen we verbinding met de zorg? Dan volgt de operatie: hoe richt ik IT in, wat doe ik zelf en wat besteed ik uit? Vervolgens de functionaliteit: wat heb ik nodig om werkprocessen uit te voeren? De vierde component is informatie: wat heb je, hoe ontsluit je het en hoe houd je het up-to-date in alle systemen? Als laatste kijk je naar de techniek, die al de eerdergenoemde elementen mogelijk moet maken”, legt Scheffers uit.
We hebben de markt verkend en de partij waar wij al jarenlang mee samenwerken, Previder, rolde er snel uit. Zij hebben alles in huis en hebben een bewezen staat van dienst.
De noodzaak om de rem eraf te halen
Uit de IT-volwassenheidsmeting bleek dat het basisplatform van Tactus een rem is die innovatie belemmert. Geerts vertelt: “Applicaties draaiden op verouderde hardware, waardoor bijvoorbeeld ons intranet niet ondersteund zou blijven. Ook konden we niet beeldbellen in Teams, omdat Citrix niet voorziet in beeld en geluid. Ons serverpark stond bovendien lokaal en support erop dreigde te vervallen, wat risico’s met zich meebrengt op het gebied van continuïteit en veiligheid. Om nog maar niet te spreken over apparatuur die in sommige gevallen meer dan 8 jaar oud was.” Genoeg aanleiding om de vervanging van het basisplatform te versnellen. “We wilden naar één centrale omgeving waar servers en applicaties draaien. Daarnaast moesten de werkplekken, het netwerk in alle vestigingen en de telefonie vernieuwd worden”, verklaart Scheffers. “Omdat Tactus van eigen IT-beheer naar een regierol wilde groeien, zochten we een IT-partij die al deze elementen faciliteert. Zo voorkom je dat er veel tijd verloren gaat aan leveranciersmanagement.” Geerts vult aan: “We hebben de markt verkend en de partij waar wij al jarenlang mee samenwerken, Previder, rolde er snel uit. Zij hebben alles in huis en hebben een bewezen staat van dienst. Previder kwam met een goed voorstel op ons RFP over hoe we met IT verder komen en onze doelstellingen kunnen behalen. Ook het financiële plaatje was naar wens.”
Verder bouwen op goede techniek
André Stokkingreef, Key Accountmanager bij Previder, vertelt over de nieuwe IT-omgeving van Tactus. “Samenwerken met Tactus en IT-Counceler was heel prettig. Zij namen ons mee in de strategie en de wensen vanuit de zorg, zodat wij vanuit techniek de juiste oplossingen konden bedenken en beheren. Om de zorgmedewerkers goed te ondersteunen en digitalisering van de zorg mogelijk te maken, richtten we de digitale zorgwerkplek in. Daarbij was er veel aandacht voor adoptie: medewerkers leerden werken met de nieuwe technologie zodat zij er het maximale uit kunnen halen. Daarnaast liggen er nu snelle verbindingen tussen alle Tactus-vestigingen in Nederland, draait de omgeving veilig en stabiel in ons datacenter, is er betrouwbare wifi-as-a-service, een goede firewall, zijn er laptops geleverd en werkt de telefonie naar wens. Gezamenlijk zorgden we ervoor dat Tactus tijdens de implementatie up and running bleef. Voor Tactus is het waardevol om voor al deze IT-diensten één aanspreekpunt te hebben: dat is Previder.” Het fundament voor verdere verandering, digitalisering en het behalen van de doelstellingen van Tactus is gelegd.
Digitaal Gezond was voor ons een omvangrijk en complex project om een bijdetijdse IT-omgeving te krijgen. Ik wil IT-Councelor en Previder een compliment geven voor de professionele advisering en ondersteuning daarbij.
Een organisatie- en cultuurverandering kost tijd
Nu wordt er verder gekeken naar de verandering van de organisatie. Scheffers vertelt: “De volledige strategie uitrollen kost tijd. Het uitbesteden van de IT-operatie en regie in huis houden, is gelukt. Maar we willen borgen dat zorg en IT samen verantwoordelijk zijn voor het resultaat, dat er wordt voorzien in de adoptie van nieuwe functionaliteiten en dat de IT-organisatie verder professionaliseert. Dat is een langdurig proces waar we veel aandacht in steken.” Contact en sturing blijven daarbij belangrijk. Daarom zitten Tactus, IT-Councelor en Previder regelmatig om tafel om de stand van zaken en veranderingen in de zorgmarkt te bespreken. Johan Hollebrandse, Directeur Bedrijfsvoering bij Tactus, onderstreept de noodzaak van borging: “Digitaal Gezond was voor ons een omvangrijk en complex project om een bijdetijdse IT-omgeving te krijgen. Ik wil IT-Councelor en Previder een compliment geven voor de professionele advisering en ondersteuning daarbij. Het doel van Digitaal Gezond is dat de nieuwe IT in toenemende mate toegevoegde waarde oplevert in de processen van zorg en ondersteuning. Om dat doel te bereiken, moeten we er in de organisatie voor blijven zorgen dat Tactus-medewerkers de digitale mogelijkheden steeds beter benutten. Er blijft werk aan de winkel!”